Recientemente implementamos una asesoría en automatización de procesos a uno de nuestros clientes del cantón de Pérez Zeledón en Costa Rica, Camposanto Vida Eterna, una funeraria que funciona bajo el esquema de Economía Social Solidaria y que ofrece un completo modelo de servicios a nivel local.
Pero antes de contar la historia, empecemos por explicar qué es la automatización de procesos.
Automatización de procesos
Consiste en identificar procesos que tradicionalmente se ejecutaban de forma manual y operacionalizarnos utilizando tecnología, softwares, sistemas y datos.
Es un paso fundamental para la transformación digital de una empresa porque, en ZEWS, hace muchos años entendimos que cuando se trata de negocios: evolucionamos o morimos.
De esta forma, a través de la automatización se alcanzan beneficios como:
- Ahorro considerable de tiempo y recursos
- Plazos más expeditos
- Mayor productividad y rendimiento
- Eficiencia
- Toma de decisiones basadas en resultados
- Monitoreo y trazabilidad
- Mejora en el flujo de trabajo
- Reducción de costos
- Minimización de fallas
- Control en tiempo real
El caso de vida eterna
Precisamente, en el caso de Camposanto Vida Eterna, la automatización de sus procesos y la integración de un sistema CRM (Customer Relationship Management, para gestión de la relación con los clientes) les brinda ahora mayores controles y menos papeleo.
También mejoró la comunicación de forma remota (porque la oficina de atención al cliente y el camposanto están en dos localidades diferentes), permitiéndole a sus colaboradores ser más eficientes en su trabajo.
Además, se implementaron mejoras en los servicios que se le brindan a los clientes finales al brindar una lista de asistencia digital para los funerales y un espacio donde las personas pueden dejarle mensajes digitales de condolencia a los familiares del fallecido.
Estos modernos servicios se complementan con un sitio web intuitivo, altamente funcional en términos de usabilidad, y que contiene una tienda en línea (como solución de comercio electrónico) para facilitar los procesos de compra en esos momentos tan difíciles. De esta forma, Camposanto Vida Eterna ahora vende distintos productos funerarios a otras regiones del país.
Nancy Vargas, Gerente del Consorcio Cooperativo del Sur, Concoosur, desarrollador del Camposanto Vida Eterna, explicó que “este sistema automatizado ha alivianado la carga que llevábamos mentalmente – antes trabajábamos con agenda o tratando de recordar – pero conforme la empresa ha crecido y se han ido implementando las demandas de los clientes, también nosotros nos hemos ido adaptando, y nos dimos cuenta que con sólo la capacidad humana no lo íbamos a lograr; entonces optamos por un CRM al que tienen acceso los administrativos y el equipo de trabajo en su totalidad, para que todos hablemos el mismo idioma”.
“Esto ha venido a mejorar significativamente la comunicación; nos ha permitido un mayor orden a la hora de programar los eventos en nuestras instalaciones, y en un clic tenemos al alcance toda la información de la empresa”, precisó Vargas.
“Todo eso viene a mejorar la atención que le damos a la gente y nos permite brindar un seguimiento personalizado a nuestros clientes… realmente estamos muy contentos, era la pieza que nos hacía falta en esta etapa de la empresa ante el crecimiento que hemos venido teniendo”, indicó.
Por su parte, Fabián Vargas, CEO de ZEWS, explicó que “ha habido total disposición del equipo de Camposanto Vida Eterna para implementar las mejoras a partir de las recomendaciones que les hemos hecho y eso también se ve reflejado en sus resultados”.
Si usted está pensando en transformar mediante la automatización la manera en que llevan a cabo los procesos y tareas en su empresa, contáctenos. Nos encantará acompañarle en esta maravillosa aventura.