Pocas personas saben que los sitios web deben contener una Política de Privacidad que establezca qué tipo de datos serán recolectados de los usuarios y con qué fines se utilizarán.
Es decir, una Política de Privacidad es un documento llamado también – erróneamente – “Términos y Condiciones”, donde se plasman las prácticas y procesos adoptados por la persona o empresa detrás de un sitio web para gestionar o usar de forma lícita los datos que se obtienen de los usuarios o clientes.
¿Qué debe indicar una Política de Privacidad?
Esta política – que es una especie de Aviso Legal escrito en el sitio web – le informa al visitante o al cliente potencial sobre todas las garantías, formas de utilización, datos reconocidos y el procesamiento que aplica la empresa o marca con respecto a la información personal.
En palabras más sencillas, la Política de Privacidad de un sitio web debe explicar la manera cómo se recopilan los datos de los usuarios, dónde se almacenan, por qué se guardan, si se comparten o no, y otros aspectos que resulten relevantes.
Puntualmente, deben contener como mínimo:
Datos de los responsables del dominio (“dueños” del sitio web).- Forma de contacto para que cualquier persona puede aclarar dudas respecto a sus derechos de privacidad, acceso, rectificación, cancelación u oposición a lo establecido en la Política de Privacidad.
- Finalidad del uso de los datos. Cómo serán tratados y por qué.
- Si se ceden o transmiten esos datos a terceros y con qué fin.
- Y responsabilidades del usuario.
Datos de los responsables del dominio (“dueños” del sitio web).¿Cómo obtienen los sitios web esa información o datos de los usuarios?
Un sitio web puede recoger datos de contacto de los usuarios (como correo electrónico, nombre y dirección física) en un breve cuestionario utilizado como lead magnet, parte de un embudo de ventas; en el formulario de contáctenos o para suscribirse a un boletín, por ejemplo.
Pero, además, los sitios web tienen la capacidad de recopilar información de manera automática gracias a cookies instaladas para ese fin y que pueden identificar la dirección IP, el tipo de dispositivo, sistema operativo, tipo y versión del navegador, fecha y hora de la visita, y la ubicación geográfica de los usuarios.
En ese sentido, se recomienda enumerar en la Política de Privacidad todos los componentes del sitio web que recogen este tipo de información, como podrían ser:
- Formularios de contacto
- Registro para el boletín
- Campos de entrada de datos, por ejemplo, para indicar los datos bancarios al final de una compra
- Códigos de seguimiento
- Plugins de terceros
- Contenido de terceros (videos de YouTube, por ejemplo)
- Concursos
- Cookies
Y, después, se debe comunicar al usuario cómo se usa la información recopilada y si se envían datos personales a terceros.
¿Para qué usan normalmente los datos recopilados en un sitio web?
Gracias a las cookies o plugins los dueños de los sitios web pueden obtener información de Google Analytics u otras plataformas para identificar tendencias demográficas, horarias y de intereses o hábitos entre sus usuarios.
Con esa información se pueden crear mejores contenidos, alinear fechas y horas de publicación, lanzar campañas de Marketing Digital, mejorar procesos, entre otras acciones.
¿Cuándo se podría decir que se comparten los datos personales de los usuarios con terceros?
Este sería el caso, por ejemplo, de una tienda en línea que incluye en sus procesos comerciales a contratistas externos, como proveedores o plataformas de pago online, donde se involucran información financiera o de ubicación física exacta (para entregas).
¿Por qué es importante contar con una Política de Privacidad?
La transformación digital de los últimos años prendió las alarmas a nivel mundial sobre las prácticas digitales que algunas empresas ejercen con los datos de clientes, proveedores, colaboradores, y usuarios en general.
Además, hay que tomar en cuenta que, con el auge del Internet, el derecho al resguardo de datos personales es importantísimo, pero se encuentra en una etapa muy temprana.
De ahí que una Política de Privacidad es una herramienta de transparencia que procura darle tranquilidad a las personas que utilizan un sitio web determinado y, al mismo tiempo, establece “las reglas del juego”.
Finalmente es importante indicar que la Política de Privacidad debe acatar lo establecido en la legislación de su país (en cada nación hay reglamentos y leyes distintas), y tendrá que ser un documento claro y preciso (sin términos muy técnicos o legales que compliquen su comprensión).
Ahora bien, si usted se encuentra apenas en la etapa en la que está pensando en lanzar o rediseñar su sitio web, contáctenos. ¡Nos encantará asesorarle!