La productividad de una empresa, definida como la relación obtenida entre el producto obtenido y los recursos utilizados, depende de la efectividad con que se desempeñaron diversos factores, como el trabajo, el capital, las estrategias y las tecnologías utilizadas.
Es uno de los objetivos empresariales, orientados a producir con un rango de calidad y al menor costo posible, con el fin de llevar el producto al mercado a precios que permitan tener una utilidad razonable.
Al mismo tiempo, cada uno de esos factores debe funcionar como parte de un engranaje, por lo que las deficiencias de uno suele tener repercusiones en todos los demás.
Aumentar la producción no implica un aumento del trabajo, sino de hacerlo en condiciones óptimas y, para lograrlo, la experiencia y la tecnología nos ofrecen decenas de estrategias y herramientas, entre las que destacamos las doce que nos parecen más relevantes:
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La tecnología
Hoy es difícil concebir la existencia de una empresa que sigue utilizando la máquina de escribir y la sumadora de cinta. La tecnología hace aportes permanentes para facilitar y aumentar el rendimiento en los procesos de producción, mediante maquinaria, equipos, procesos y gestión. Las nuevas tecnologías contribuyen a pensar, hacer proyecciones y aumentar la capacidad empresarial de adaptación al cambio, en prácticamente todos los ámbitos del sector empresarial. Busque y adopte herramientas tecnológicas que le faciliten su actividad cotidiana.
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La innovación
Para que una empresa se mantenga vigente, debe mantenerse en permanente proceso de innovación. Las herramientas tecnológicas y las teorías novedosas son de gran utilidad para ir haciendo adaptaciones provechosas, con el fin de optimizar el uso de los recursos. Es preciso hacerlo, porque la competencia se encuentra también en constante innovación.
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Personal capacitado
Puesto que un equipo humano competente es un recurso de primordial importancia para el funcionamiento de una empresa y los cambios en la forma de hacer las cosas se dan con inusitada frecuencia, el personal se debe estar actualizando. El trabajador aumenta la eficiencia gracias a sus nuevos conocimientos, la motivación, la integración y el compromiso.
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Administración por procesos
La asignación de funciones limita el ámbito en que se desenvuelven los trabajadores. Si al trabajador se le asignan responsabilidades por procesos, se les da la oportunidad de enlazar sus labores con las de otros trabajadores, para mejor provecho de la empresa. Así contribuyen en la planificación, mejoran la calidad del trabajo y se sienten más comprometidos, en el cumplimiento de los objetivos.
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La motivación
La motivación genera una actitud positiva que incide en el rendimiento laboral. Parte importante de la motivación es el beneficio que reciba cada empleado, pero también son importantes los reconocimientos, las capacitaciones y la celebración de acontecimientos memorables, como los aniversarios.
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La planificación
Es la plataforma que utiliza una empresa para definir sus objetivos, metas, estrategias, políticas y procedimientos, de acuerdo con el contexto en que se desenvuelve. Es la primera función administrativa, porque sirve de base al desarrollo de las diversas actividades y da consistencia al desempeño de la empresa.
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Administrar el tiempo
Hay que priorizar ciertas tareas, con el fin de optimizar el rendimiento en trabajo y aumentar la productividad. Hay que estar revisando los procesos de producción, para evitar la fuga de recursos en tareas que no son prioritarias.
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La comunicación
Una buena estrategia para el manejo de la comunicación, interna y externa, aclara los objetivos, mejora el clima laboral, permite coordinar mejor el trabajo al interior de la empresa y genera una buena reputación.
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Reuniones innecesarias
Las reuniones son muy importantes para el análisis, la instrucción sobre algún giro empresarial, la toma de decisiones, etc., pero el exceso puede causar una pérdida de tiempo. Si las reuniones son imprescindibles, se fija un horario y se establece una orden del día. Las tecnologías de la información cuentan con abundantes herramientas de utilidad, para evitar las reuniones innecesarias, en el entendido de que tampoco deben convertirse en distractores.
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El capital de trabajo
La buena administración del capital de trabajo permite dar una respuesta oportuna a las obligaciones financieras y generar condiciones favorables para negociar. La solvencia minimiza el riesgo de perder una operación por la falta oportuna de recursos.
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La gestión con los clientes
Un sistema CRM (Gestión de las Relaciones con los Clientes) permite centralizar en una base de datos y agilizar todas las interacciones entre una empresa y sus clientes. Contiene información relacionada con los clientes actuales y potenciales, como datos de contacto, reuniones programadas, para mantener una relación automatizada y oportuna.
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Nuevos mercados
Con internet es cada vez más fácil aprovechar mercados favorables, dentro y fuera del país. Las instituciones públicas ponen a disposición de los empresarios plataformas con información sobre oportunidades, muchas veces provenientes de tratados comerciales, y con herramientas que facilitan los negocios.
Todavía existen muchas empresas que se estancan, por no contar con planes para elevar la productividad. Poco hacemos con un desborde de entusiasmo, cada mañana, si al iniciar cada jornada laboral carecemos de un plan de trabajo y los equipos necesarios para alcanzar resultados satisfactorios.
La puesta en práctica de estos doce factores mencionados en el artículo deberían servir como marco a un proceso de transformación, que hoy se ve enormemente facilitado por el acceso a información especializada y a las herramientas necesarias para iniciar una etapa de mayor productividad.