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Consejos para sacarle máximo provecho a Gmail

Para el usuario común, los servicios que brinda internet suelen ser cajas de sorpresas, tanto que cuando nos sentimos más familiarizados con un programa, como el servicio de correo electrónico de Google, nos venimos a dar cuenta de que no estamos usando todo su potencial.

A veces por desconocimiento y a veces por temor a echarlo a perder todo por considerar que un procedimiento es difícil, desaprovechamos herramientas y trucos concebidos para facilitar las cosas o para evitar complicaciones que pueden traer serias consecuencias.

BBC Mundo nos presenta once trucos que pueden ayudar a mejorar el manejo del servicio de correo electrónico de Gmail que, dicho sea de paso, es el más popular que existe en el planeta, con sus casi 500 millones de usuarios.

¿Apagué la cocina?

A manera de metáfora, quizás a algunos les haya pasado que después de salir de casa se pregunte si apagó la cocina. También ocurre con frecuencia que uno no se da cuenta –u olvida- si dejó una sesión abierta en una computadora, una tableta o un celular ajeno.

Pero a diferencia de lo que ocurre con la cocina encendida, en este caso no hay que regresar a casa, ni volverse loco tratando de localizar el dispositivo en que estuvimos trabajando. Se puede solucionar con solo ir a la bandeja de entrada.

En la parte inferior de la bandeja de entrada, en letra pequeña, donde dice “información detallada”, se hace clic en el vínculo, para ver toda la actividad de la cuenta de correo, con hora, fecha y lugar. Cierra la sesión que quedó abierta, en cualquiera de los dispositivos, y problema resuelto.

Esos correos masivos

En aras de la amistad, las fechas de cumpleaños, matrimonio y demás tipos de celebraciones, históricamente nos veíamos en la necesidad de salir a buscar una tarjeta de felicitación y enviársela al agasajado.

Internet, y más específicamente el servicio de correo de Google, llegó para facilitarnos el cumplimiento del compromiso. Pero quién sabe qué piense el homenajeado con la inundación de mensajes que desborda nuestra bandeja.

La solución es fácil. Se escribe un mensaje de respuesta y con un solo click se les da respuesta a todos. Para lograrlo, hay que  activarlo en Google Labs, en la sección en las Configuraciones.

El mensaje se guarda en una fila de opciones que aparece al lado del recipiente de la basura, a la derecha, y en “Respuestas estándar” se puede grabar, borrar y replicar, dirigido a muchas personas, de un solo teclazo.

Cancelar un envío

Ya por designios de la Ley de Murphy o por un instante de descuido, puede ocurrir que nos demos cuenta de que cometimos un error inmediatamente después de que enviamos el mensaje. Hay remedio, pero sólo durante unos segundos.

Hay que ir inmediatamente a Google Labs y activarlo. Si tarda varios segundos o se sale de la página después de haberlo enviado, ya no se puede deshacer el envío.

Mensajes de voz

Para lograrlo, Google facilita un servicio telefónico gratuito llamado “Google Voice”. Sirve para almacenar, procesar y mantener el historial de llamadas (número de teléfono de la persona que llama, la fecha, la hora y la duración de la llamada), los saludos y mensajes del buzón de voz, los mensajes SMs y otros. Este servicio hay que activarlo en el Labs.

Correos sin leer

El Labs también permite activar un servicio que permite visibilizar la cantidad de correos que hay en la bandeja de entrada sin leer. El servicio es particularmente importante para las personas que tienen muchas pestañas abiertas.

Búsquedas avanzadas

Es posible que en la bandeja de entrada se vayan acumulando correos que las personas no quieren borrar. Es más fácil encontrar uno que estamos necesitando, si utilizamos el buscador. Para que los usuarios lo hagan con mayor rapidez y eficacia, Gmail puso a disposición dos palabras que permiten buscar mensajes sobre tópicos o sujetos determinados: “from:” (de) y “subject:” (asunto).

Correo a través de Google+

Google +, la red social de Google, permite enviar correos a personas de las que no se conoce la dirección del correo electrónico. En consecuencia, otras personas también pueden enviarnos correos a nosotros.

Para evitar el ingreso de correos que no nos interesan, el servicio se puede desactivar, en la sección general de Configuraciones, respondiendo “nadie” a la pregunta: «¿Quién puede enviarte correo electrónico a través de tu perfil de Google+?».

Exportar el correo

Además de correo electrónico, Gmail tiene muchas funciones, como un directorio de contactos y calendario. Cada una de ellas se puede descargar, para guardarlas, importar en el celular o instalar en otras cuentas de correo que no son de Google.

En “Contactos” se pulsa el botón de «Más» y ahí entra a «Exportar», donde se escoge lo que se quiere  bajar. Ahí mismo deberá seleccionar el formato de exportación que se quiere utilizar: (para importar a una cuenta de Google, a Outlook o a otra aplicación o, bien, para importar a la libreta de direcciones de Apple o a otra aplicación).

Conversaciones inoportunas

Suele ocurrir que un grupo de personas genere una infinidad opiniones acerca de un tema cualquiera, a través del correo electrónico. Cada persona que participa en la conversación nos interrumpe, en el momento en que estamos más ocupados y después de diez mensajes, la cosa se vuelve exasperante.

Para evitar la molestia, lo más fácil sería eliminar el correo, con el inconveniente de que el resultado de la conversación me interesa.

Gmail tiene una solución inteligente: silenciar la conversación sin borrarla. Nada más hay que entrar al el menú de «Más» y seleccionar «Silenciar».

Los correos más grandes

Borrar correos puede ser, para muchos, una labor aburrida que se va posponiendo, hasta que la bandeja de entrada está a reventar. Entonces, empiezan a tratar de ganarle tiempo al tiempo, borrando de correo en correo.

Pero hay una solución muy práctica y rápida, para ganar espacio en la bandeja de entrada. En la barra de búsqueda se escribe la palabra “larger” (más grande de) o “size” (tamaño) seguida de dos puntos y luego el tamaño que elija.

Mediante esta fórmula (larger:5m)  Google le dará un listado de todos los correos de 5 MB o mayores. De igual manera, puede escribir “older_than:1y”, para localizar los correos de un año o más. Luego, sólo hay que borrarlos.

Responder ciertos mensajes

Es posible que en alguna ocasión haya olvidado responder algún mensaje, porque en el momento en que lo estaba leyendo ocurrió algo que le desvió la atención. Gmail también tiene soluciones para estos contratiempos: una aplicación que se lo esté recordando.

Basta con buscar la aplicación «Snooze Your Email for Gmail» e instalarla en el buscador,  y ordenarle al “despertador” que nos lo esté recordando cada cierta cantidad de minutos.

Algunos de estos trucos son muy fáciles de realizar; otros llevan un proceso de instalación y aprendizaje, pero su implementación y su uso, sin duda, vienen a brindarnos cada vez más facilidades.

Lea también: Consejos para ganar espacio en el correo de Gmail.

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